Fehlerhafte Nebenkostenabrechnungen sind ein häufiges Streitthema zwischen Mieter und Vermieter. Nicht selten enden diese vor Gericht und können den Vermieter viel Geld kosten. Um dies zu vermeiden, sehen wir uns in diesem Beitrag die häufigsten Fehler bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung an und erklären, wie Sie diese vermeiden können.
Verjährung verhindern
Es gelten definierte Fristen, bis wann Sie dem Mieter spätestens die Nebenkostenabrechnung zukommen lassen müssen. Diese beträgt zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraumes. Für das Abrechnungsjahr 2018 wäre dies der 31.12.2019. Wenn Sie diese Frist verstreichen lassen, erlischt Ihr Anspruch auf mögliche Nachzahlungen gegenüber dem Mieter wegen Verjährung. Allerdings gibt es eine Ausnahme, nämlich dann, wenn Sie keine Schuld trifft, zum Beispiel, weil Sie auf die Ergebnisse der Abrechnung durch einen externen Dienstleister warten mussten.
Eine Verpflichtung zur vorläufigen Erstellung der Nebenkostenabrechnung bzw. eine Teilabrechnung existiert nicht.
Fehler bei der Warmwasserabrechnung
Ein weit verbreiteter Irrtum führt noch immer zu fehlerhaften Warmwasserabrechnungen: Wenn das tatsächlich verbrauchte Warmwasser nicht berechnet werden kann, können die Kosten für die Warmwasseraufbereitung mit pauschal 18 Prozent des Gesamtbrennstoffverbrauches der Heizung berechnet werden. Stimmt aber so schon lange nicht mehr! Denn zum Stichtag 31.12.2013 muss jede zentrale Heizungsanlage, die Warmwasser bereitet, über einen Wärmezähler bzw. eine von einer sachverständigen Stelle anerkannten Alternative verfügen. Die pauschale Abrechnung der Warmwasser-Kosten ist also nicht mehr erlaubt.
Fehler bei der Heizkostenabrechnung
Wer sich für einen externen Dienstleister zur Berechnung der Heizkosten entscheidet, muss nicht fürchten, in nachfolgend aufgeführte Abrechnungsfallen zu tappen – für alle anderen gilt:
Die rechtlichen Grundlagen für eine korrekte Abrechnung ist in der Heizkostenverordnung geregelt.
Achten Sie vor allem darauf, zu Beginn und Ende des Abrechnungszeitraumes die Brennstoffbestände zu erfassen. Nur so können Sie den Verbrauch korrekt ermitteln. Spätestens bei erforderlichen Zwischenlieferungen kommt eine weitere Fehlerquelle ins Spiel, wenn Sie davon ausgehen, dass der zuerst gelieferte Brennstoff vollständig aufgebraucht wurde, bis die neue Lieferung benutzt wird.
Stattdessen muss am Ende des Abrechnungszeitraumes der Restbestand des Heizmaterials notiert und die Restmenge zum letzten Anschaffungspreis von den Kosten abgezogen werden. Zudem muss in der Heizkostenabrechnung dokumentiert sein, welche Lieferung (mit Lieferdatum!) zu welchem Preis eingegangen ist.
Formfehler
Besonders ärgerlich ist es, wenn der Mieter die Nebenkostenabrechnung aufgrund von Formfehlern anfechten kann, zum Beispiel, weil Sie bei der Abrechnung eines Mehrfamilienhauses nur die bereits von den einzelnen Mietern abgerechneten Nebenkosten aufführen.
Sie müssen für jede Wohnung im Mehrparteienhaus den Abrechnungszeitraum, die Gesamtnebenkosten des Hauses, den Verteilerschlüssel, die Anteile der Kosten für den Mieter sowie die vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen ausweisen.
Nicht umlagefähige Betriebskosten
Gern werden aus Unkenntnis nicht umlegbare Positionen wie Verwaltungs-, Finanzierungs- und Instandhaltungskosten in der Nebenkostenabrechnung aufgeführt. Diese zählen jedoch nicht zu den auf den Mieter umlegbare Nebenkosten!
Vergessene Rechnungen
Wenn Sie tatsächlich vergessen, Posten auf den Mieter umzulegen, so müssen Sie die Abrechnung schnellstmöglich korrigieren. Sobald der Mieter die Forderung aus der ursprünglichen Nebenkostenabrechnung beglichen hat, gilt die Abrechnung als anerkannt. Weitere Nachforderungen evtl. vergessener Posten sind dann ausgeschlossen.
Vermischung von Wohn- und Gewerbeflächen
Beachten Sie bei der Nebenkostenabrechnung von Wohnungen in einem Haus, welches über Gewerbeflächen verfügt, dass diese gesondert berechnet werden müssen. Der herkömmliche Verteilerschlüssel greift hier leider nicht. Zu diesem Thema sollten Sie sich professionell beraten lassen.
Leerstehende Wohnungen
Sind Wohnungen in einem Mehrfamilienhaus nicht vermietet, so dürfen die angefallenen Kosten für diese Wohnung im jeweiligen Abrechnungszeitraum nicht auf die Mieter der übrigen Wohnungen umgelegt werden!
Nebenkosten pauschal abrechnen
Sie können sich die Nebenkosten pauschal über eine Inklusivmiete erstatten lassen. Wenn Sie das im Mietvertrag festlegen, müssen die Nebenkosten nicht gesondert und nach Verbrauch abgerechnet werden, sondern können via Pauschale mit der Monatsmiete entrichtet werden. Aber Vorsicht: Sollte Ihr Mieter recht großzügig mit Wasser und Heizung etc. umgehen und die Pauschale nicht die tatsächlichen Kosten abdecken, dürfen Sie die Mehrkosten nicht nachberechnen!
Mieterwechsel während des Abrechnungszeitraums
Eine weitere Fehlerquelle der Nebenkostenabrechnung stellt der Mieterwechsel im laufenden Abrechnungszeitraum dar. Sorgen Sie dafür, dass alle Zählerstände zum Zeitpunkt des Vertragsendes korrekt abgelesen werden. Falls Sie einen externen Dienstleister beauftragt haben, müssen Sie mit diesem einen Termin zur Ablesung vereinbaren.
Beim Erstellen der eigentlichen Abrechnung darf nur der Zeitraum bis zum Ende des Mietvertrages (meist identisch mit dem letzten Kalendertag des Monats des Auszug des Mieters) berücksichtigt und diese Kosten in Rechnung gestellt werden!
Generell ist es empfehlenswert, sich zum Thema Nebenkostenabrechnung fachkundig beraten zu lassen – wir sind gern Ihr professioneller Partner rund um Ihre Immobilie.